Om UC SYD CFU Bibliotek International Log ind

Behandling af persondata som timelærer

Instruks til behandling af persondata som timelærer

UC SYDs forpligtelser og rettigheder som dataansvarlig

UC SYD har som dataansvarlige ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger for yderligere information om persondata og personfølsomme data) sker inden for rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Denne instruks er gældende, så længe du udfører undervisning eller indtil det tidspunkt, hvor personoplysningerne tidligst kan slettes. Som timelønnet underviser, skal du følge UC SYDs retningslinjer for behandling af persondata og IT-regler.

UC SYD har både rettigheden og forpligtelsen til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af persondata relateret til UC SYD. Du vil få instruktion af den, som du har indgået undervisningsaftalen med, hvis der er behov for, at du skal benytte UC SYDs systemer, der indeholder persondata i forbindelse med undervisningen.

Hvis du har brug for at arbejde med data på andre elektroniske platforme end dem, du får stillet til rådighed af UC SYD, skal du straks kontakte den, som du har indgået undervisningsaftalen med.

Fortrolighed

Du skal sikre, at ingen andre har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af UC SYD. Du skal derfor bruge password på din computer og have antivirus program installeret. Har du ikke det, kan du låne en PC af UC SYD. Bemærk at UC Service skal have 1 dags varsel for at kunne hjælpe. Hvis du har brug for at låne en PC, skal du kontakte UC Service på følgende mail: ucservice@ucsyd.dk

Indsigtsret for registrerede

Hvis UC SYD modtager en begæring om indsigtsret fra en registreret person, skal du så vidt muligt hjælpe med at imødekomme forespørgslen. Hvis du har brug for hjælp eller vejledning, kan du kontakte den person som du har indgået undervisningsaftalen med. Denne person vil vide om i selv kan undersøge hvilke data du har behandlet i forbindelse med undervisningen, eller om det er nødvendigt at inddrage andre til hjælp, eks. IT-afdelingen. Du vil blive kontaktet, hvis det viser sig at være relevant.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

Du skal straks kontakte den, som du har indgået undervisningsaftalen, hvis du er blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden. Det kan fx være, at der er virus på din computer eller at den er blevet stjålet. Du kan også skrive direkte til UC SYDs Data Protection Officer - dpo@ucsyd.dk

Sletning af oplysninger

Du skal slette personoplysningerne, når de ikke længere skal bruges i forbindelse med undervisning eller eksamen. Hvis du har studerende til eksamen, skal du dog være opmærksom på, at dine personlige noter om præstationen og karakterfastsættelsen skal opbevares i 1 år, jf. eksamensbekendtgørelsen, BEK nr 22 af 09/01/2020.

Typer af persondata

Persondata eller personoplysninger skal forstås meget bredt og dækker enhver oplysning, der kan henføres til en person. Persondata deles op i tre kategorier.

Almindelige personoplysninger (ikke udtømmende liste)

  • Navn, journalnr. etc.

  • Adresse

  • Fødselsdag

  • Kontaktoplysninger

  • Køn, alder etc.

  • Interesser

  • Tjenstlige forhold

  • Familieforhold

  • Bolig

  • Bil

  • Eksamen

  • Ansøgning, CV

  • Ansættelsesdata

  • Kundeprofil, købshistorik

  • Kreditoplysninger etc.

  • IP adresser

  • Strafbare forhold

  • Væsentlige sociale problemer

  • Andre rent private forhold; personlighedstest, skilsmisse, adoptionsforhold, positive alkohol- eller narkotikatest etc.

Følsomme personoplysninger (udtømmende liste)

  • Race og etnisk oprindelse (ikke nationalitet)

  • Religiøs eller filosofisk overbevisning

  • Politisk overbevisning

  • Fagforeningsforhold

  • Helbredsoplysninger

  • Seksuelle forhold (ikke registreret partnerforhold)

  • Behandling af genetiske eller biometriske data med henblik på unik identifikation

CPR-nr. og oplysninger om strafbare forhold

Ved UC SYD opbevares og behandles CPR-nr. og oplysninger om strafbare forhold som om, at de er følsomme persondata.

Sådan behandler vi persondata om dig

Nu hvor du er blevet ansat hos UC SYD som timelærer, vil vi have behov for elektronisk at behandle persondata om dig.

Persondataforordningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig. Loven pålægger os visse pligter, som f.eks. at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig. Dine persondata behandles med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6. stk. 1, litra b, c og e og artikel 9. stk. 2 libra b. samt Databeskyttelseslovens §12.

Når du indsender en lønanvisningsblanket, danner den udgangspunkt for din lønudbetaling og de persondata, vi behandler om dig i vores administrative it-systemer.

UC SYD benytter Statens Lønsystem (SLS), som hører under Moderniseringsstyrelsen. Også månedlig indbetaling til Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) på vegne af UC SYD, foregår via lønsystemet og SKAT får hvert år oplyst, hvor meget du har betalt til ATP. UC SYD henter dine skatteoplysninger direkte fra SKAT, herunder også løbende ændringer i dit skattekort.

Vores samlede lønsum bliver via lønsystemet overført til Sydbank, som sørger for, at din løn bliver sendt til din Nemkonto. Samtidig bliver din A-skat mv. overført til SKAT. Du vil modtage dine lønsedler direkte i e-Boks. Vi modtager ikke kopi af din lønseddel, men har adgang til at se den i lønsystemet. Oplysninger om dig i lønsystemet bliver hver nat ajourført via. opkobling til CPR. Hvis dine CPR-oplysninger ændrer sig, bliver det automatisk registreret.

Du optjener løbende feriegodtgørelse i din ansættelse. I forbindelse hermed videregives CPR og relevante oplysninger til Feriekonto, via lønsystemet.

Dine besøg på internetsider registreres i flere systemtekniske logs, uden direkte identificerbar sammenhæng, og logs bliver overskrevet med intervaller på op til en uge. Siderne bliver automatisk registreret på den enhed, du benytter og du kan selv slette dem.

UC SYDs IT-systemer er integreret, hvilket betyder at stamoplysninger som navn, initialer mm. er tilgængelige for de fleste af UC SYDs IT-systemer. De brugerrettigheder, du har fået tildelt, gemmes med øvrige stamoplysninger.

Hvis du får IT-udstyr udleveret, bliver dine stamoplysninger som navn, initialer mm. registreret i anlægskartotek-systemet.

Der er videoovervågning på campus for fællesarealer og parkeringsarealer. Data registres på interne servere og gemmes i 30 dage, hvorefter de slettes automatisk. Optagelserne gennemses udelukkende ved en utilsigtet adgang til en bygning, et område, eller i forbindelse med en strafbar hændelse.